Grandes generadores de carga se enfrentan diariamente al reto de diseñar operaciones fluidas que configuren procesos eficientes, rentables y sostenibles, a través del tiempo,

sin embargo los retos de manipular o mover mercancías en grandes centros de distribución se complejiza en temporadas de alta demanda o por lo menos con el alza de los pedidos unitarios mediante ecommerce. 

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Entonces, ¿cómo mejorar los tiempos en el alistamiento y entrega de productos? Aquí algunas premisas comunes en las que se puede identificar una operación para implementar las mejoras.

En grandes operaciones donde se despacha un alto volumen de mercancías se establece un flujo en el procesamiento de órdenes

con el fin de mejorar los tiempos de respuesta, optimizar procesos logísticos y reducir costos. Ante estos retos, se establece una ruta operativa: Enrutamiento, despacho y entrega.

1. Enrutamiento

Todas las órdenes han sido centralizadas para ser planificadas, este es el rol inicial que cumple la tecnología para un comercio que se diversificó y que emplea múltiples canales para enviar y recibir información de los consumidores

y precisamente en esta dinámica omnicanal se hace indispensable reducir tiempos operativos y para ello, existen 3 principales retos: On Time in Full, el equipo de alistamiento y la tecnología.

• On Time in Full

  Se trata de la necesidad de alistar los pedidos en la menor cantidad de tiempo y con los productos completos como promesa de valor y diferenciador de marca pero no es tan sencillo como parece.

La realidad es que al interior del almacén se debe establecer y mantener un órden sistematizado del stock y con fácil acceso a los productos para evitar exceder los tiempos de búsqueda.

En un caso común, si al momento en el que el transportista valida el pedido y nota la ausencia de un producto, el proceso de ruta se detiene hasta que el operador regrese con el producto faltante, este proceso puede aumentar los tiempos de respuesta entre 20 a 30 minutos extra. 

• Equipo de alistamiento

  Otro reto de gran incidencia, es la capacidad de gestión, en tiempos de alta demanda, el equipo operativo que conforma el alistamiento de productos debe corresponder a la cantidad de pedidos por despachar. En caso contrario,

  
  el tiempo se verá afectado por el balance entre la ejecución y el peso operacional, y básicamente empiezan a aparecer fallas humanas debido a la necesidad de mantener los tiempos de alistamiento, lo que puede terminar en reprocesos.

• Tecnología

  Sería fácil afirmar que con tecnología, se podrían reducir tiempos de respuesta, no obstante, muchas operaciones todavía se apoyan en el papel para desarrollar esta tarea, lo que aumenta en gran medida las posibilidades de recaer en errores de alistamiento.

Si se tratase de operar con tecnología, esta debe ser eficiente. Esto parece obvio pero la realidad es que los sistemas de alistamiento pueden retrasar aún más este proceso,

al entender que su interfaz debe estar diseñada para facilitar y no dificultar el alistamiento con múltiples pasos para concluir con tareas o tan siquiera desde la calidad de respuesta entre cada interacción con la plataforma. 

Otros de los posibles escenarios en los que la tecnología no ha sido diseñada desde la inmersión en los centros operativos, es cuando existe la dificultad para transmitir información entre sistemas,

referente al tiempo de respuesta entre operadores o debido a la conexión entre sistemas para permitir el flujo de las órdenes, lo que desde un inicio, dificulta la ejecución de las operaciones y de paso la optimización de los procesos logísticos. 

Disminuir los tiempos y optimizar los procesos en la fase de alistamiento, es posible mediante una comunicación efectiva entre los operadores para facilitar el entendimiento de novedades y mantener bajo control los productos del stock y las necesidades de abastecimiento,

así mismo regular las necesidades del equipo operativo para no sobrecargar la operación en temporadas de alta demanda y propiciar la adaptación de sistemas sencillos que impulsen la obtención de productos dentro del centro de distribución.

2. Despacho

En el despacho existen 2 grandes retos; asignación de rutas de forma adecuada para cada pedido y optimizar los tiempos de cargue de los productos al vehículo repartidor.

Seguir las instrucciones del optimizador de rutas, podría ser sencillo pero quizá no tanto en operaciones tan complejas, voluminosas y exigentes, en donde todo se debe mover a un ritmo acelerado para aprovechar cada minuto de la operación. 

Es por esto que la comunicación se vuelve clave entre el operador que alista los productos y quién los acomoda en el muelle de cargue, este ejercicio se logra mediante tecnología que pueda conectar las tareas asignadas para cada operador

o de forma manual a riesgo de complejizar, ralentizar o suponer errores de intercambio en la mercancía que si bien al momento de cargue se pueden corregir, contribuye al retraso en los tiempos operativos, lo que en esencia separa las operaciones de ser eficientes. 

El segundo punto donde hacemos zoom para evidenciar un mayor consumo de tiempo que se podría optimizar, es el momento mismo del cargue de los productos al vehículo repartidor. 

Generalmente, el conductor junto con el operador dispuesto, deben verificar una a una la mercancía que sale del almacén, esto para ser necesario, puede ser altamente ineficiente,

considerando el constante flujo de pedidos que recibe un retail en temporadas de alta demanda y la cantidad de productos que componen cada pedido, por lo tanto, esta verificación es un foco determinante para retrasar los tiempos de entrega.  

Una de las soluciones con tecnología que se puede aplicar para optimizar al máximo este proceso es la utilización de códigos QR.

En el alistamiento, los productos deben ser etiquetados con un código de verificación único, que contenga información específica de los productos incluidos dentro de cada pedido,

 

lo cual, en la etapa de cargue, al pasar por un lector de códigos, facilitará la verificación inmediata y efectiva de los productos para disminuir tiempos operativos.

3. Entrega

Cumplir con los tiempos de entrega en ruta, actualmente está definido por la utilización de sistemas geo espaciales que prevén las situaciones externas que pueden retrasar la operación,

no obstante es importante mantener el control operativo de lo que pasa fuera del almacén, desde un monitoreo en tiempo real de la ubicación de los pedidos y el estado de cada entrega.

Esto minimiza situaciones en donde no se entregan adecuadamente los pedidos por falta de control o se saltan puntos de entrega y por el contrario,

aumenta la satisfacción del cliente cuando, como valor agregado, puede rastrear su pedido en tiempo real para obtener un uso consciente de su tiempo.

La tecnología también puede ayudar en esta fase a evitar reprocesos y tiempos inoperativos, como por ejemplo, en el envío de notificaciones hacia el cliente final antes de alistar un pedido,

esto permite saber si el cliente está dispuesto a recibir su pedido tal y como lo había acordado, si debe realizar cambios o si necesita posponer la fecha de entrega.